Cum îți protejezi datele în cloud

Introducere: Cine este responsabil pentru datele tale?

1. Activează autentificarea multifactor (2FA / MFA)

2. Creează parole puternice și unice

3. Ajustează setările de retenție a datelor

4. Configurează backup automat

5. Testează restaurarea datelor

6. Folosește corect folderele sau drive-urile partajate

7. Activează notificări și rapoarte de activitate

8. Documentează procedurile tale de siguranță

9. Asigură-ți protecția la nivel de dispozitiv

Concluzie

Introducere

Dacă folosești Google Drive, Microsoft 365, iCloud sau alte platforme cloud în activitatea ta, ești deja conectat la o tehnologie puternică, flexibilă și accesibilă de oriunde. Dar, odată cu aceste avantaje, apare o întrebare importantă:

Furnizorul de cloud (Microsoft, Google, Apple sau altul) are grijă de securitatea infrastructurii, dar tu ești responsabil pentru tot ce se întâmplă în contul tău. Asta se numește responsabilitate partajată.

Dacă tu – sau cineva din echipa ta – șterge accidental un fișier important ori pierzi accesul la cont, nu te poți baza pe furnizorul de cloud să rezolve problema automat. Nu pentru că nu vor, ci pentru că așa funcționează aceste servicii: tu controlezi ce se întâmplă în spațiul tău digital, deci tu răspunzi.

Există măsuri simple și bune practici care te pot ajuta să:

• eviți pierderile de date
• limitezi riscurile
• te pregătești pentru situați neprevăzute

Le-am structurat mai jos într-un ghid ușor de aplicat, indiferent dacă lucrezi singur sau într-o echipă restrânsă.

1. Activează autentificarea multifactor (2FA / MFA)

De ce contează: Este una dintre cele mai sigure metode de a-ți proteja conturile.

Asigură-te că toate conturile tale – Microsoft, Google sau Apple – sunt protejate cu autentificare în doi pași. Astfel, chiar dacă cineva îți află parola, nu va putea accesa contul fără codul suplimentar generat pe telefon.

Activează această funcție și pentru colaboratorii sau angajații tăi, dacă e cazul.

2. Creează parole puternice și unice

De ce contează: O parolă slabă sau reutilizată este o invitație deschisă către conturile tale.

Folosește un manager de parole (Bitwarden, 1Password,LastPass) pentru a crea parole lungi, complexe și diferite pentru fiecare platformă.

Pentru conturile de business, setează o politică de resetare periodică.

Evită să dai parola contului tău. Dacă cineva are nevoie de acces, partajează fișierele, nu credențialele.

3. Ajustează setările de retenție a datelor

De ce contează: Datele șterse pot fi recuperate doar pentru o perioadă limitată.

Prelungește, unde este posibil, perioada în care poți recupera datele:

• În Outlook (Exchange): extinder perioada de păstrare a emailurilor șterse la 30 de zile.
• În Google Workspace (Business Plus sau superior): setează în Vault reguli de retenție mai lungi.
• În iCloud: perioada este fixă (30 de zile), deci acționează rapid dacă ai șters ceva important.

4. Configurează backup automat

De ce contează: Un backup vechi sau uitat e aproape la fel de inutil ca lipsa completă a acestuia.

Configurează un sistem de backup automat, fie în cloud, fie local (precum Backblaze, Acronis sau un NAS personal). Asigură-te că sunt incluse toate folderele importante pentru tine sau afacerea ta: documente, e-mailuri, fișiere partajate.

Dacă faci backup manual (de exemplu, copie lunară din Google Drive în OneDrive), setează un memento regulat.

Pentru detalii despre cum funcționează backup-ul și recuperarea fișierelor, consultă articolul meu despre Metode de salvare și recuperare a datelor.

5. Testează restaurarea datelor

De ce contează: Un backup bun este acela din care știi sigur că poți restaura.

Ocazional, alege un fișier, șterge-l și încearcă să îl recuperezi – din coșul de reciclare sau din backup-ul extern. Astfel, te asiguri că procedura funcționează și știi exact ce ai de făcut în caz de urgență.

6. Folosește corect folderele sau drive-urile partajate

De ce contează: Datele stocate pe conturi personale pot deveni inaccesibile dacă utilizatorul părăsește echipa.

Folosește:

• Shared Drives în Google Workspace
• SharePoint sau Teams în Microsoft 365

Astfel, fișierele rămân accesibile organizației, indiferent de schimbările de personal. 
Principiul minimului necesar: oferă acces doar cât este necesar: de exemplu, permisiuni de vizualizare, nu de editare completă, pentru colaboratorii externi. 

7. Activează notificări și rapoarte de activitate

De ce contează: Poți preveni un dezastru dacă afli din timp ce se întâmplă.

Activează notificări pentru activități suspecte sau ștergeri masive:

• În Microsoft 365: alerte și rapoarte din centrul de administrare.
• În Google Workspace: folosește Admin Audit sau alerte în Cloud Console.
• Ca utilizator individual, poți seta notificări automate cu aplicații precum IFTTT  sau Zapier

8. Documentează procedurile tale de siguranță

De ce contează: Un plan clar îți oferă control și reacție rapidă în caz de incident.
Chiar dacă ești soloprenor, tratează-ți mini-infrastructura IT ca pe una profesională și stabilește o mini-politică de backup și securitate.

Notează-ți într-un document:

• unde îți stochezi datele
• ce soluții de backup folosești
• ce parole sau chei de acces ai (păstrate într-un manager de parole)
• cine are acces la ce resurse

Dacă lucrezi cu colaboratori, explică-le regulile – de la ștergeri la partajări.

9. Asigură-ți protecția la nivel de dispozitiv

De ce contează: Dacă cineva îți fură laptopul sau telefonul, poate accesa direct conturile în care ești deja autentificat.

Pentru a evita acest risc:

• activează blocarea ecranului cu cod, amprentă sau recunoaștere facială
• asigură-te că dispozitivele tale sunt criptate
• activează opțiunile de ștergere de la distanță (Find My iPhone, Windows Find My Device)

Nu ține direct de cloud, dar este o parte esențială din siguranța digitală.

Concluzie

Aplicând aceste măsuri simple, îți transformi conturile cloud într-un mediu sigur și controlat. Este ca și cum ai pune lacăt și alarmă la ușa biroului tău digital.

Un minim de efort acum poate preveni pierderi serioase mai târziu.